Reglement for styrer, råd og utvalg

Formålet med dette reglementet er å gi en oversikt over de styrer, råd og utvalg som finnes i Hasvik kommune, samt å gi en oversikt over de regler som gjelder for sammensetning, valg og møteavvikling for disse.

Innenfor de rammer som er satt i lovverket, fortrinnsvis i kommuneloven, kan den enkelte kommune selv gi regler om sammensetning, valg og møteavvikling for de aktuelle styrer/råd/utvalg. Slike regler gis av Hasvik kommunestyre gjennom dette reglement.

Så snart valgoppgjøret er avsluttet, innkalles det til konstituerende møte i det nyvalgte kommunestyre. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende ordfører med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av oktober måned.

Som første sak i det konstituerende møtet tar kommunestyret stilling til om kommunestyrevalget er gyldig, jfr. valgloven § 13-4 første ledd. Når det er avgjort at dette valget er gyldige, foretas valg av formannskap, ordfører, varaordfører og kontrollutvalg for den nye valgperioden.

Kommunestyre, formannskap og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte.

Ordfører, varaordfører og andre folkevalgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt.

For nemnder som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas.

Så langt det er mulig skal hvert parti/gruppering kan ha så mange varamedlemmer som det får medlemmer, med et tillegg av to, jf. kommuneloven § 7-6 og § 7-7. Der det gjelder en annen ordning for de styrer/råd/utvalg som omfattes av dette reglement er dette særskiltnevnt.

Møter omtalt i dette dokumentet følger til enhver tid gjeldene møtereglement for Hasvik kommune, dersom ikke annet er angitt.

Reglement for styrer, råd og utvalg i Hasvik kommune bør gjennomgås og revideres i løpet av første år i hver valgperiode.

Kommunestyret har 15 medlemmer.

Som første sak i det konstituerende møtet etter valget tar kommunestyret stilling til om kommunestyrevalget er gyldig, jf. valgloven § 13-4 første ledd. Straks valget er godkjent, trer det nye kommunestyret i funksjon.

Kommunestyret er det øverste organet i kommunen.

Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen hvis ikke noe annet følger av lov.

Kommunestyret kan delegere myndighet til å treffe vedtak til andre folkevalgte organer, ordføreren eller rådmannen innenfor rammene av denne loven eller annen lov. (Kommuneloven §5-3). Kommunestyret har det øverste ansvaret for å kontrollere kommunens virksomhet.

Kommunestyret kan kreve at enhver sak skal legges fram til orientering eller avgjørelse.

Kommunestyret kan omgjøre vedtak som er truffet av andre folkevalgte organer eller av administrasjonen, hvis disse selv kunne ha omgjort vedtaket. (Kommuneloven § 22-1)

Formannskapet har 5 medlemmer.

Valg av formannskap foretas i det konstituerende kommunestyremøtet.

Kommunestyret velger selv formannskap på minimum 5 medlemmer.

Medlemmer og varamedlemmer til formannskap velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. (Kommuneloven § 5-6)

Formannskapet innstiller til kommunestyrets vedtak i økonomisaker, jf. § 14-3 Lenke til et annet nettsted. tredje ledd og til skattevedtak. Formannskapet og kan få tildelt vedtaksmyndighet i alle saker hvis ikke noe annet følger av lov. (Kommuneloven § 5-6 femte ledd)

Hasvik formannskap har følgende ansvarsområde og avgjørelsesmyndighet:

• Økonomiutvalg
• Saker etter plan- og bygningsloven
• Brannstyre
• Havnestyre
• Forurensningsmyndighet
• Næringsutvalg
• Dispensasjonsutvalg etter kommunens myndighet etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag, med de avgrensinger som er gjort i kommunens delegasjonsreglement
• Forhandlingsutvalg
• Klageutvalg for enkeltvedtak gjort av tjenestemenn, styrer, utvalg eller nemnd nedsatt av kommunestyret
• Kommunal drift
• Utvidet myndighet i hastesaker – KL § 11-8.
  Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Melding om vedtak truffet i samsvar med denne paragraf, skal legges fram i det neste møtet i det organet som skulle avgjort saken.
• I Hasvik kommune er formannskapet valgstyre

Kommunestyret velger selv ordfører og varaordfører blant formannskapets medlemmer i det konstituerende møtet. (Kommuneloven § 7-1 tredje ledd)

Hvis ordføreren trer midlertidig ut av vervet, rykker varaordføreren opp som ordfører. En ny varaordfører skal da velges midlertidig. Hvis ordføreren trer endelig ut av vervet, skal det velges en ny ordfører. Hvis varaordføreren trer midlertidig ut av vervet, skal det velges en ny varaordfører midlertidig. Hvis varaordføreren trer endelig ut av vervet, skal det velges en ny varaordfører. (kommuneloven § 6-2)

Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet. Ordføreren er rettslig representant for kommunen og underskriver på kommunens vegne hvis ikke myndigheten er tildelt andre.

Ordføreren har møte-, tale- og forslagsrett i alle kommunale eller folkevalgte organer unntatt kommune organer under dem. I kontrollutvalget har ordføreren likevel bare møte- og talerett. Ordføreren har bare stemmerett i organer der han eller hun er valgt medlem. Ordføreren kan la et annet medlem av kommunestyret eller fylkestinget representere seg i de organene som han eller hun ikke er medlem av.
(Kommuneloven § 6-1)

Kontrollutvalget har 5 medlemmer.

Valg av kontrollutvalg foretas i det konstituerende kommunestyremøtet.

Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg som skal føre løpende kontroll på deres vegne.

Kommunestyret velger selv en leder, en nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til utvalget. Lederen kan ikke være medlem av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordføreren. Minst ett medlem skal velges blant kommunestyrets medlemmer.

Kommunestyret kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskiftning av ett eller flere medlemmer i kontrollutvalget skal det foretas nyvalg av samtligemedlemmer.
(Kommuneloven § 23-1)

Partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalget) har 7 medlemmer (herav 5 politikere)

I alle kommuner skal det opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg (administrasjonsutvalg) for behandling av saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen som arbeidsgiver. Hvis minst 3/4 av de ansatte ønsker det, kan slike utvalg erstattes med andre ordninger.

Partssammensatte utvalg settes sammen av representanter for kommunen og for de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen. Kommunestyret velger selv kommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse.
(Kommuneloven § 5-11)

Ungdomsrådet har 7 medlemmer. Rådet velger selv leder og nestleder.

Ungdomsråd representerer ungdommenes interesser i kommunen uavhengig av interesser knyttet til partipolitikk og organisasjonstilhørighet. Ungdomsrådet er et organ for å fremme ungdoms saker overfor politikerne og beslutningstakere. Representanter kan maksimalt være 19 år i valgåret.

Ungdomsrådet skal selv utarbeide en handlingsplan over hvilke oppgaver og tiltak de skal arbeide med.

Det er viktig med en god blanding av representanter fra ungdomsskolene, borteboende elever og "ung voksen" som er bosatt i kommunen.

Elevrådet ved ungdomsskolen velger sine representanter. De øvrige velges av kommunestyret. Elevrådet ved ungdomsskolen velger 3 representanter med vararepresentanter – de faste medlemmene bør representere alle trinn på ungdomsskolen. De øvrige 4 representantene med vararepresentanter velges av kommunestyret.

Eldrerådet har 5 medlemmer.

Kommunestyret skal velge et eldreråd.

Flertallet av medlemmene i eldrerådet skal på valgtidspunktet ha fylt 60 år.

Eldrerådet er rådgivende organ for kommunen og har rett til å uttale seg i saker som gjelder eldre.
(Kommuneloven § 5-12)

Gjennom eldrerådet skal kommunen sikre seg at erfaringer og synspunkter fra eldre blir spilt inn på en systematisk måte. Det er viktig at eldrerådet selv tar initiativ og legger en helhetlig strategi for sitt arbeid.

Kommunestyret velger sine representanter til rådet, men rådet velger selv leder og nestleder.

Rådet for personer med funksjonsnedsettelse er et lovpålagt rådgivende organ for kommunen, med rett til å uttale seg i saker som gjelder personer med funksjonsnedsettelse, jf. kommuneloven § 5-12. Formålet med rådet er å bidra til å sikre en bred, åpen og tilgjengelig medvirkning i saker som gjelder personer med funksjonsnedsettelse, jf. forskrift om medvirkningsordninger § 1.

Rådet har 5 medlemmer.

Kommunestyret skal velge medlemmer til rådet, men rådet velger selv leder og nestleder.

I hver kommune skal det være et forliksråd. ( Domstolloven § 27)

Forliksrådet består av tre lekfolk og like mange varamedlemmer. Det er kommunestyret som velger forliksrådsmedlemmene blant innbyggerne i kommunen. Forliksrådsmedlemmene velges for fire år om gangen.

Medlemmene velges innen 15. oktober året etter at det har vært kommunestyrevalg.

Hasvik kommune har felles forliksråd med Hammerfest kommune og Måsøy kommune, Vest-Finnmark Forliksråd.

Hasvik kommune har 1 fast medlem og 1 varamedlem i forliksrådet. Kommunene må samarbeide om oppnevning av medlemmene til forliksrådet slik at lovens krav om kjønnsbalanse blir ivaretatt.

I hver kommune skal det være et valgstyre som velges av kommunestyret selv. (Valgloven § 4-1)

I Hasvik kommune er det fast praksis å oppnevne formannskapet som valgstyre, med ordfører som leder og varaordfører nestleder.

Levekårsutvalget har 5 medlemmer. 
Kommunestyret velger selv medlemmer inklusiv leder og nestleder.

Levekårsutvalget skal ivareta de oppgaver som etter lov og forskrifter er tillagt kommunen eller som kommunen selv har prioritert innenfor følgende områder:

1. Skole, SFO, barnehager og kulturskole
2. voksenopplæring
3. folkebibliotek
4. kulturmidler
5. idrettsplaner
6. folkehelse/folkehelsemidler, frisklivssentral og den kulturelle spaserstokk
7. spillemidler og utarbeidelse av planverk innen sine områder.

Avgjørelsesmyndighet:

• Fordeling av kulturmidler til frivillige lag og organisasjoner innenfor budsjettets rammer, og utarbeide retningslinjer for tildeling av disse midlene.
• Prioritere søknader om tilskudd fra spillemidlenes overskudd.
• Søke om eksterne tilskudd til idrett, kultur og folkehelse, og fordele disse midlene.
  
  

Innstilling til kommunestyret:

• Saker som etter særlover hører inn under Levekårsutvalget

Uttalerett:

• Saker innenfor eget virkeområde og som skal avgjøres av kommunestyret
• Årsbudsjett og økonomiplan
• Årsregnskap og årsmelding
• Planer
• Opprettelse og nedleggelse av tjenester

Helse- og omsorgsutvalget har 5 medlemmer.
Kommunestyret velger selv medlemmer inklusiv leder og nestleder

Utvalget skal ivareta de oppgaver som etter lov og forskrifter er tillagt kommunen eller som kommunen selv har prioritert innenfor følgende områder:

1. Være politisk styringsgruppe for planer, viktige politiske saker og utviklingsarbeid som ligger under utvalgets område.
2. Vurdere status og framdrift i vedtatte planer og andre vesentlige saker for utvalget, på grunnlag av rådmannens årlige rapportering.
3. Utvalget kan fremme forslag om nye mål og prioriteringer i sak til kommunestyret.
4. Behandle planer og forskrifter innenfor sitt område.

Utvalget skal holde seg orientert om virksomheten innen sitt område drives etter mål og økonomiske rammer fastsatt av kommunestyret. Virksomhetslederne kan delta når det rapporteres på mål og økonomi i utvalget dersom dette er hensiktsmessig.

Utvalget gir innstilling i saker som skal avgjøres av kommunestyret. Saker som krever endring i budsjett, skal via formannskapet for en helhetlig vurdering.

Utvalget kan anmode rådmannen om en sak. Rådmannen kan av kapasitetshensyn avvise denne anmodningen i det neste møtet. Et flertall av utvalget kan anke denne avvisningen til formannskapet.

Utvalget kan opprette arbeidsgrupper der utvalget finner det nødvendig innenfor sitt fagområde.

Blant beredskapsrådets medlemmer skal det være 1 representant for kommunestyret.

Iht. plan- og bygningsloven § 3-3 skal kommunestyret sørge for å etablere en særskilt ordning
for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen.

I Hasvik kommune er lovens krav ivaretatt ved at oppvekstleder innehar rollen som barn og unges representant i byggesaker og planlegging. Oppvekstleder har hatt denne rollen siden 2019.

Reglene om forholdsvalg/avtalevalg og kjønnsbalanse i kommuneloven skal gjelde ved valg av kommunens representanter til eksterne styrer/råd/utvalg.

Der en posisjon er øremerket til en person i kraft av vedkommendes rolle (for eksempel ordføreren), holdes denne utenfor beregningsgrunnlaget ved bruk av reglene om forholdsvalg/avtalevalg og kjønnsbalanse.

Rådets styre består av ordførere i de deltakende kommuner med varaordfører som vara.

I tillegg velges en folkevalgt representant fra hver av kommunene Alta og Hammerfest, jfr. vedtekter for Vest- Finnmark rådet pkt.3.

Hasvik kommune har 1 utsending til Fylkesmøte i KS.

Det er tradisjon for at ordfører er representant med varaordfører som vara.

Det velges 1 representant fra Hasvik kommune med personlig vara.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Det velges 1 representant fra Hasvik kommune med 3 numeriske vararepresentanter, jfr. selskapsavtalen § 6 i Inter Kommunalt Arkiv Finnmark IKS.

Valgene gjøres av kommunestyret.
http://www.ikaf.no/

Det velges 1 representant fra Hasvik kommune med personlig vara.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Iht. selskapsavtalen skal Hasvik Kommune ha 1 representant med personlige vara til representantskapet som må velges av kommunestyret.

Kontrollutvalgssekretariatet i Vest-Finnmark er et interkommunalt selskap med 9 deltakende kommuner. Selskapet har som formål blant annet å utføre sekretariatsfunksjonen for deltakernes kontrollutvalg.

Hasvik kommune har 1 representant med vara i representantskapet, og 1 representant med vara i generalforsamlingen. Valgene gjøres av kommunestyret.

VEFAS IKS eies av kommunene Alta, Loppa, Hasvik og Kautokeino, og driver avfallshåndtering med fokus på avfallsminimering, ombruk, gjenvinning og forsvarlig sluttbehandling av avfallet.

Hasvik kommune har 1 representant med personlig vara i generalforsamlingen. De samme representantene møter som generalforsamling for Lucerna AS.

Valgene gjøres av kommunestyret.
Det er tradisjon for at ordfører er representant med varaordfører som vara.

Hammerfest Energi As er eid av kommunene Hammerfest (90%) og Hasvik (10%).

Det velges 1 representant fra Hasvik kommune med personlig vara.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Alle kommunene i Finnmark er deltakere i Finnmark Friluftsråd KO.

Det velges 2 representanter og 1 vararepresentant.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Det velges 2 representanter og 1 vararepresentant.

Valgene gjøres av kommunestyret.

3.12 Representantskapet for Hasvik fiskeriservice AS

Det velges 1 representant og 1 vararepresentant.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Det velges 1 representant og 1 vararepresentant.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Det velges 1 representant og 1 vararepresentant.

Valgene gjøres av kommunestyret.

Kommunestyret velger 1 representant og 1 vararepresentant til hvert av samarbeidsutvalgene ved:

Breivikbotn skole
Hasvik skole
Sørvær oppvekstsenter
Breivikbotn barnehage
Hasvik barnehage

Det skal velges 1 representant med vara, jf. Kirkeordning for Den norske kirke § 15 andre ledd
Valgene gjøres av kommunestyret.

Hasvik kommune har tradisjon for at medlemmet velges blant kommunestyrets medlemmer.

Etter Lov om dyrevelferd § 30 andre ledd skal Mattilsynet oppnevne dyrevernnemnder for å sikre lekmannsskjønnet i dyrevelferdsarbeidet. Dyrevernnemndene er en del av Mattilsynet.

Kommunene kan foreslå medlemmer til dyrevernnemda.

Dyrevernnemda for Finnmark er oppnevnt for perioden 01.01.2021 – 31.12.2024

De kommunale heimevernsnemder ble avviklet 1. juli 2017. Nemdene erstattes av heimevernsnemder på distriktsnivå. Kommunene gis mulighet til å stille med representanter i nemdene jf. forskrift om råd, utvalg og nemder i Heimevernet § 2.

Kommunestyret har ikke valgt representanter til heimevernsnemda i perioden 2019 - 2023.

4.1 Møteprinsipp

De politiske utvalgene behandler sine saker og treffer sine vedtak i formelle møter.

De politiske utvalgene avholder møter etter vedtatt møteplan når ordfører/utvalgsleder bestemmer det eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.

4.2 Innkalling og saksliste

Utvalgsleder kaller inn til møte. Innkallingen skal inneholde tid og sted for møtet, oversikt over de saker som skal behandles, samt de innstillinger, utredninger, orienteringer og andre skriftlige opplysninger som foreligger.

Lederen av utvalget setter opp saksliste for hvert enkelt møte. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det.

Innkallingen sendes medlemmer, varamedlemmer og eventuelt andre etter særskilte bestemmelser.

Innkallingen kunngjøres offentlig. Innkallingen skjer med minst 7 dagers varsel når ikke loven påbyr annen kunngjøringsfrist.

Sakslisten sendes elektronisk til de faste medlemmene og varamedlemmene.

Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut på kommunens hjemmeside. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet.

4.3 Fjernmøter

Folkevalgte organer har adgang til å holde møter som fjernmøte, jf. kommuneloven § 11-7.

Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter.

Et møte som skal lukkes fordi det skal behandles en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt eller en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold, jf. § 3-2, kan ikke holdes som fjernmøte med mindre dette er tillatt i bestemmelse gitt i lov eller medhold av lov.

4.4 Hastesaker og skriftlig behandling

Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle ha vært avgjort av et annet organ, når det er nødvendig å treffe et vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle det organet som skulle ha avgjort saken, jf. kommuneloven § 11-8. En melding om vedtak skal legges frem i det neste møtet i det organet som skulle ha avgjort saken.

Lederen av et folkevalgt organ kan beslutte å behandle en sak skriftlig eller i hastefjernmøte hvis det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte og det enten ikke er tid til å holde et ekstraordinært møte eller saken ikke er så viktig at et ekstraordinært møte anses somnødvendig.

Ved hastefjernmøte kan medlemmene kalles inn til møtet med kortere frist enn etter ordinære regler. Hvis en tredjedel av organets medlemmer krever det, skal saken utsettes til det kan holdes et ordinært møte.

Når en sak skal behandles skriftlig, skal sakens dokumenter med forslag til vedtak sendes samtidig til alle organets medlemmer. Forslaget anses som vedtatt hvis samtlige medlemmer slutter seg til det framlagte forslaget og til at vedtaket treffes etter skriftlig saksbehandling.

4.5 Kunngjøring av møter

Møter i kommunestyre, formannskap og de faste utvalg skal kunngjøres.

Kunngjøring av møter skal skje senest 7 dager før møtedagen dersom lov ikke pålegger en lengre kunngjøringsfrist.

Økonomiplan og årsbudsjett legges ut til alminnelig ettersyn senest 14 dager før de behandles i kommunestyret, jfr. Kommuneloven § 14-3.

Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtene og opplysning om hvor saksdokumentene er tilgjengelige for allmennheten.

Sakslisten sendes elektronisk til de medlemmene og varamedlemmene.

Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut på kommunens hjemmeside. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet.

4.6 Møteplan

Det utarbeides halvårlige møteplaner for samtlige råd og utvalg oppnevnt av kommunestyret. Utvalget godkjenner møteplanen.

Utvalgsleder kan foreta endringer i møteplanen dersom det er hensiktsmessig.

4.7 Forfall til møter

Den som er valgt som medlem av et politisk utvalg plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall.

Gyldig forfall er omstendigheter som fører til at vedkommende ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan ivareta plikten til å møte.

Forfall meldes så snart som mulig til servicekontoret som straks skal kalle inn varamedlem. Varamedlemmer innkalles i valgt nummerrekkefølge.

Dersom medlem som har meldt forfall allikevel innfinner seg på møtet, skal varamedlemmet som lovlig har tatt sete i møtet, fortsette å delta i møtet, inntil den saken som var påbegynt da medlemmet innfant seg er ferdigbehandlet.

Tilsvarende gjelder om et varamedlem som i nummerrekkefølge står foran det varamedlemmet som er til stede, innfinner seg.

Dersom et medlem på grunn av lovlig forfall må forlate et møte etter at det er påbegynt, skal medlemmet straks melde fra til møteleder. Vararepresentant som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer da inn i stedet for vedkommende.

4.8 Deltakelse fra administrasjonen

Rådmannen, eller den rådmannen utpeker i sitt sted, og andre etter rådmannens ordre deltar i møter i kommunestyret, formannskapet og i de faste utvalgene, med unntak av kontrollutvalget.

Rådmannen eller dennes stedfortreder har møte- og talerett. Andre kan ta del når særskilt lovbestemmelse gir de rett til det, og da med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir de.

Andre kommunale tjenestemenn og sakkyndige deltar i møter i folkevalgte organer når de har saker til behandling eller rådmannen kaller de inn. Disse kan gi saksopplysninger og svare på spørsmål på vegne av rådmannen, dersom rådmannen ber de om det.

4.9 Møteleder

Møter ledes av utvalgets leder, eller om denne har forfall, av nestleder.

Dersom begge har forfall velges møteleder ved flertallsvedtak, jf. kommuneloven § 7-8. Dersom valget gir stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

4.10 Møtestart og opprop

Møter i politiske utvalg starter til fastsatt tid med opprop av medlemmer og varamedlemmer som skal være til stede. Er det lovmessig minste antall til stede erklærer møteleder møtet for satt.

Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av meldt forfall, eller rettmessigheten av innkalling av varamedlem, behandles dette før man går til saklisten.

Fra møtet er satt og til møtets slutt kan ingen av utvalgets medlemmer forlate møtet for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder.

4.11 Visuelle hjelpemidler

Dersom et utvalgsmedlem ønsker å benytte visuelle hjelpemidler, skal dette avklares med møteleder i god tid og varsles møtesekretariat senest dagen før, slik at evt. ikt-løsninger er på plass.

Dersom utvalgsmedlemmet ønsker noe lengre taletid i forbindelse med fremføringen skal dette avklares med møteleder i god tid.

4.12 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer såfremt med mindre det foreligger grunnlag for å lukke møtet i henhold til kommuneloven § 11-5.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Organet skal også vedta å lukke et møte når det behandler en sak som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis et av følgende vilkår er oppfylt:

1. a) Hensynet til personvern krever at møtet lukkes
   b) Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil fremkomme opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte.

4.13 Lyd og bildeopptak. Strømming av møter

Møteleder skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, så lenge det ikke forstyrrer gjennomføringen av møtet, jf. kommuneloven § 11-6.

Kommunestyremøter og andre åpne møter kan strømmes på kommunens hjemmeside.

5.1 Presentasjon av sakene

Sakene behandles i den rekkefølge som er nevnt i innkallingen, med mindre det politiske organet selv vedtar en annen rekkefølge.

Dersom det fremmes en sak under møtet som ikke er satt opp på saklisten fra før skal denne behandles etter at saklisten ellers er ferdigbehandlet, dersom ikke organet vedtar noe annet. Det kan ikke treffes vedtak i saker som ikke står på saklisten dersom møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

Møteleder leser opp sakens nummer og tittel, redegjør for saken så vidt det anses nødvendig og presenterer innstillingen fra rådmannen eller fra det underordnede organ som har behandlet saken.

Møteleder skal spesielt gjøre medlemmene oppmerksomme på tilleggsdokumenter, opplysninger mv. som ikke er sendt medlemmene på forhånd.

5.2 Utsettelse av sak

Et politisk organ kan med alminnelig flertall vedta at realitetsbehandlingen av en sak på saklisten skal utsettes eller at saken skal sendes tilbake til rådmannen for ny saksutredning.

Dersom et møtende medlem foreslår å utsette realitetsbehandlingen av en sak, skal dette umiddelbart tas opp til votering.

5.3 Innstillingsrett

Innstillingens rett fremmes av ordfører til kommunestyret og formannskapet og utvalgslederne i utvalgene. Dette der ikke annet er bestemt av lov eller annet.

Rådmannen har tilrådingsrett.

5.4 Ordskiftet

Møteleder spør om noen av medlemmene som er til stede vil ha ordet og talerne får ordet i den rekkefølgen de ber om det. Ber flere om ordet samtidig avgjør møteleder rekkefølgen.

Talerne skal rette sine ord til møteleder og ikke til forsamlingen.

Talerne skal holde seg til det saken eller til den del av saken debatten gjelder.

Ønsker møteleder å delta i ordskiftet ut over innledende saksorientering og mer enn korte innlegg, skal møteledelsen overtas til varaordfører/nestleder/annen særskilt valgt møteleder. Møteleder skal foreta slike lengre innlegg fra talerstolen.

5.5 Replikkordskiftet

Møteleder kan tillate replikkordskiftet i tilknytning til siste talers innlegg. Den enkelte replikk begrenses til maksimalt 1 minutt. Den som forårsaket replikken, kan svare på innleggene særskilt eller samlet.

5.6 Begrensning avtaletid

Utvalget kan når som helst og med alminnelig flertall vedta at taletiden skal begrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg.

Fra dette kan det med alminnelig flertall gjøres unntak for når det gjelder ordfører, gruppeledere og rådmann.

5.7 Avslutning av ordskifte

Ordskiftet er avsluttet når ingen flere medlemmer har bedt om ordet, eventuelt når de som har tegnet seg innen det ble satt strek for ordskiftet, har hatt ordet.

Finner utvalget at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å avslutte debatten om saken.

5.8 Gruppemøter

Både før og under behandlingen av en sak kan møteleder, etter forslag fra gruppelederne eller medlemmer gi tillatelse til gruppemøter.

5.9 Fremsette forslag

Alle medlemmer av utvalg har rett til å sette frem forslag til utvalget.

Forslag skal som hovedregel gis skriftlig til møteleder og undertegnes av forslagsstiller inkludert parti/gruppetilhørighet. Møteleder refererer forslaget. Forslag tillates fremmet frem til det er satt strek forordskiftet.

5.10 Avstemningsprosedyre

Når ordskiftet er ferdig, sier møteleder fra om at saken tas opp til avstemning. Møteleder refererer de fremsatte forslag. Fra da av og til saken er avgjort ved avstemning, skal det ikke tillates ordskifte om saken, eller settes frem nye forslag. Det er heller ikke adgang til å ta opp noen annen sak til behandling.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møteleder frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningene.

5.11 Prøveavstemninger

Før endelig avstemning i en sak kan et utvalg foreta prøveavstemninger som ikke er bindende.

5.12 Stemmemåter

Avstemninger gjennomføres på en av følgendemåter:

Ved stilltiende godkjenning når ingen uttaler seg mot et forslag som møteleder setter frem med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.

Ved at møteleder oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag til å vise stemmetegn. Når møteleder bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontra votering.

Ved at det stemmes alternativt over to forslag. Dersom det ene er innstillingen, er det vanlig at møteleder ber om at de som stemmer for innstillingen forholder seg i ro, mens de som stemmer for det alternative forslaget viser det ved stemmetegn.

Ved flertallsvalg skal det være åpen votering som avgis ved å vise stemmetegn jfr. KL § 7-8.

Ved ansettelser, som ved valg, bortsett ved stemmelikhet, leders stemme avgjør, selv ved skriftlig votering, da leder må tilkjennegi sin stemmegivning.

For behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret, for valg av leder og nestleder for folkevalgte organer og for valg av medlemmer av nemder gjelder særlige regler.

5.12 Stemmegivning

De medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. Det er ikke tillatt å forlate salen før avstemningen er ferdig og de plikter å stemme.

Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt.

5.13 Hva som er tilstrekkelig til flertall

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer, dersom ikke annet kommer frem av kommuneloven eller valgloven.

Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved valg benyttes loddtrekning ved stemmelikhet.

For behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret, for valg av leder og nestleder for folkevalgte organer gjelder særlige regler jfr. Kommuneloven.

5.14 Krav om lovlighetskontroll

Tre eller flere av kommunestyrets medlemmer kan bringe vedtak truffet av et politisk utvalg eller administrasjonen inn for Statsforvalteren for kontroll av vedtakets lovlighet.

Dette gjelder ikke i saker om ansettelse, oppsigelse eller avskjed.

Lovlighetskontroll må kreves innen tre uker fra det tidspunkt vedtaket det ønskes foretatt lovlighetskontroll av ble truffet.

Krav om lovlighetskontroll settes frem skriftlig for det utvalget som traff vedtaket. Utvalget behandler saken på nytt og dersom vedtaket opprettholdes, oversendes saken til Statsforvalteren. Vedkommende utvalg eller kommunestyret kan beslutte at vedtaket ikke skal iverksettes før lovlighetsklagen er avgjort av Statsforvalteren.

5.15 Anmodning om ny behandling av avgjort sak og omgjøring

Politisk valgte organer kan avslå anmodning om å ta opp en sak til ny behandling dersom den er lovlig avgjort av samme organ i samme valgperiode, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag det ble fattet endelig vedtak i saken. Dette gjelder ikke anmodning fra departement eller Statsforvalteren.

Kommunestyrets medlemmer eller varamedlemmer kan levere skriftlig interpellasjon til ordføreren senest 4 dager før kommunestyremøter.

Behandlingen av interpellasjoner tas opp etter at den ordinære sakslisten er ferdigbehandlet og, dersom ikke annet bestemmes, etter at spørsmål og forespørsler er besvart.

Ved behandlingen av interpellasjoner kan interpellanten og den som svarer - ordføreren eller den som anmodes om det, få ordet 2 ganger. Ellers skal ingen ha ordet mer enn 1 gang.

Taletiden for interpellantens første innlegg og svarerens første innlegg er avgrenset til 5 minutter. For det andre innlegget og for de øvrige representantene er taletiden begrenset til 3 minutter.

Forslag som fremsettes i forbindelse med spørsmål og interpellasjoner oversendes normalt formannskapet uten realitetsvurdering.

Forslag som fremsettes i forbindelse med spørsmål og interpellasjoner, kan ikke avgjøres i samme møte hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende medlemmer av kommunestyret motsetter seg det.

7.1 Muntlige spørsmål til møteleder

Ethvert utvalgsmedlem kan stille spørsmål til møteleder i møtet, også om saker som ikke står på saklisten.

Møteleder bestemmer om det skal gis utfyllende eller foreløpige svar i møtet, eller om det gis svar i et senere møte. Møteleder kan be andre medlemmer svare, eller be rådmannen eller den rådmannen utnevner om å besvare spørsmålet.

Det er ikke tillatt med debatt, men spørsmålsstilleren har anledning til å stille tilleggsspørsmål.

Spørsmålene stilles og besvares etter at saklisten er ferdig, om ikke møteleder tillater at de stilles og besvares tidligere.

7.2 Skriftlig spørsmål til ordfører

Et kommunestyremedlem eller varamedlem kan stille skriftlige spørsmål til ordføreren senest 3 dager før kommunestyremøtet der det ønskes svar.

Besvarelse av innmeldte spørsmål skjer etter at den ordinære saklisten er ferdigbehandlet, med mindre noe annet bestemmes. Ordfører kan besvare spørsmålet selv eller be rådmannen eller den rådmannen utnevner om å gjøre det. Spørsmålene behandles normalt i den rekkefølgen de er levert ordføreren.

Taletiden for spørsmålsstilleren og den som svarer er begrenset til 5 minutter. Spørsmålsstilleren har rett til å stille ett tilleggsspørsmål. Tilleggsspørsmål og svar på dette kan ikke overstige 3 minutter. Ingen andre kan gis ordet ved behandlingen av spørsmål.

7.3 Spørsmål til rådmannen

Medlemmer og varamedlemmer av politiske organ kan stille skriftlige spørsmål til rådmannen for å fremskaffe faktisk kunnskap om konkrete saker. Det bør komme frem hvilket utvalg vedkommende representerer.

Spørsmålene overleveres rådmannen uansett hvilken del av administrasjonen saken hører inn under. Henvendelser til administrasjonen fra folkevalgte organer eller noen av dets medlemmer skjer via rådmannen.

7.4 Åpen time i Kommunestyret

Hasvik kommunestyre stiller inntil en time til rådighet til åpen time for kommunens innbyggere. Åpen time avvikles umiddelbart etter at møtet er satt.

Enhver innbygger i kommunen kan stille spørsmål eller komme med synspunkter til kommunestyret. Max taletid for innlegget settes til 10.min.

Ordfører svarer selv eller kan be rådmannen om å besvare spørsmålet. Det gis deretter anledning til en replikk fra spørsmålsstiller.

Dersom publikum skal være sikret et rimelig uttømmende svar, må spørsmål som ønskes stillet i åpen time være skriftlig innlevert til ordfører minimum 4 dager før møtet.

Kommunestyrets medlemmer har ikke anledning til å stille spørsmål under åpen time.

For hvert møte i et politisk utvalg i Hasvik kommune skal det føres protokoll med opplysninger om møtested og tid, liste over møtende og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer.

Det skal føres oversikt over medlemmer som forlater og tiltrer møter, slik at dette sammen med medlemsfortegnelsen viser hvem som har deltatt i behandlingen av den enkelte sak.

Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører eller at et medlem er inhabilt skal avgjørelsen og lovhjemmelen for avgjørelsen komme frem av protokollen, jf. Kommuneloven §§ 11-4 og 11-5.

Sakene føres fortløpende for kalenderåret. Det skal gå frem av møteboka hva hver sak gjelder, forslag som ble fremsatt og som det ble stemt over og avstemningsresultat. Ellers bokføres det som må til for å vise gangen i behandlingen og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte.

Møteleder - eller utvalget i tilfelle protest blir reist mot møteleders bestemmelse - avgjør hvorvidt en protokolltilførsel skal tillates.

Møter i politiske utvalg i Hasvik kommune holdes for åpne dører, med mindre det foreligger lovhjemmel for å behandle saken for lukkede dører, jf. kommuneloven §11-5.

Dersom det treffes avgjørelse om at en sak skal behandles for lukkede dører skal avgjørelsen og lovhjemmelen for avgjørelsen føres i møteprotokollen, jf. kommuneloven § 11-4.

Utvalgsmedlemmer er inhabile til å delta i behandlingen av en sak der inhabilitet foreligger etter forvaltningslovens kapittel 2, jf. Kommuneloven § 11-10.

Medlem som skal/ønsker å fratre som inhabil i en sak som skal behandles må melde fra om dette til utvalgsleder og/eller servicekontoret så snart som mulig.

Servicekontoret skal straks kalle inn varamedlem.

Dersom inhabilitet ikke er varslet i forkant av møtet, må vedkommende melde fra om dette til møteleder så snart som mulig i møtet.

Utvalget avgjør om det foreligger inhabilitet. Det er tilstrekkelig med alminnelig flertall.

Vedkommende medlem har anledning til å uttale seg om habilitetsspørsmålet, men må ellers fratre møtet under behandlingen av egen habilitet.

Den som er inhabil fratrer møtet og tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak.

Under avviklingen av politiske møter i Hasvik kommune skal det ikke forekomme upassende språkbruk eller tiltale til politiske kollegaer og administrasjonen.

Dette gjelder både for utvalgsmedlemmene og for andre som eventuelt blir bedt om å uttale seg eller på annen måte har ordet under møtet.