Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte

Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Hasvik kommune ble vedtatt i kommunestyret i sak 30/2024 den 14.04.2024.

0. Visjon

Hasviksamfunnet skal være et attraktivt samfunn å leve, bo og arbeide i, i alle livets faser. Hasvik kommune skal være brukerorientert, med gode, forståelig, tilgjengelige og riktig pris på tjenester. Hasvik kommune skal fremstå som positiv og velvillig ovenfor innbyggerne.

1. Formål

Hasvik kommune vektlegger betydningen av åpenhet, lojalitet og ærlighet. Målet er å bygge tillit og et positivt omdømme blant innbyggerne gjennom etisk forsvarlige handlinger i forvaltningen av fellesskapets ressurser. Etiske verdier kan ikke dikteres, men må harmonisk utvikles i det daglige arbeidet for å gjennomsyre hele organisasjonen.

De lokale etiske retningslinjene er utformet for å håndtere utfordrende etiske dilemmaer som politikere, ledere og ansatte kan stå overfor på en ansvarlig måte. Målet er å skape en sunn og positiv kultur der kollegial støtte fremmer etisk korrekt atferd.
Organisasjonen skal gjennom verdistyring være preget av kvalitet, profesjonalitet og effektivitet med evne til utvikling og vilje til å tilpasse seg endringer i samfunnet. Fundamentet skal være et arbeidsmiljø basert på åpenhet og trygghet hvor den enkelte stimuleres til å søke utfordringer og
personlig utvikling.

2. Lojalitet, respekt og forståelse

Det er forventet at alle i Hasvik kommune etterlever politiske og administrative vedtak, og har plikt til å overholde gjeldende lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet.

Det kollektive ansvaret innebærer at hver enkelt må bidra til positiv og støttende kommunikasjon. Gjennom både ord og handling skal vi uttrykke et positivt syn på mennesker, slik at både brukere og ansatte føler seg ivaretatt og forstått. Det er viktig at den enkelte er bevisst sitt eget språk for å
sikre gjensidig forståelse og unngå misforståelser.

I henhold til Personalpolitisk handlingsplan, punktet om Arbeidsmiljø, medbestemmelse og medinnflytelse, oppfordres kolleger til å løse uenigheter seg imellom for å forebygge konflikter.
Ledere har et spesielt ansvar for å avverge og løse konflikter, og eventuelle tvister bør håndteres gjennom organisasjonene og deres tillitsvalgte.
Diskriminering i ord og handling vil ikke bli tolerert i Hasvik kommune.

3. Ansvar

På alle forvaltningsnivåer i kommunen påhviler det lederne et spesielt ansvar å sikre at medarbeiderne er informert om og følger kommunens etiske retningslinjer. Det er et personlig ansvar for hver enkelt folkevalgt og ansatt å sette seg inn i og etterleve disse retningslinjene. De forplikter seg aktivt til å avvise og motarbeide ethvert tilfelle av uetisk forvaltningspraksis.

Følger vi de etiske grunnverdier vil vi bidra til å skape gode og varige relasjoner til våre innbyggere og samarbeidspartnere samt et godt arbeidsmiljø i kommunen.

Til sammen vil dette bidra til at Hasvik kommune blir en god kommune for innbyggerne, samarbeidspartnere og ansatte.

4. Taushetsplikt og informasjon

Folkevalgte og ansatte i Hasvik kommune er i henhold til forvaltningslovens § 13 pålagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tillitsverv eller arbeid. Hun/han kan heller ikke utnytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.
Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med virksomhet for kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning.
All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering.

5. Habilitet

Folkevalgte og ansatte i kommunen er forpliktet til å opptre upartisk, og de skal sørge for å være kjent med og følge § 6 i forvaltningsloven. Dette innebærer at ingen bør involvere seg i saker der utfallet kan påvirke økonomiske eller andre interesser til seg selv, familie eller personer med nære personlige tilknytninger.

Det er et mål at både folkevalgte og ansatte unngår situasjoner som mulig kan skape konflikt mellom kommunens interesser og deres personlige interesser. Dette gjelder selv om forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ikke direkte berører slike forhold.

Mulige interessekonflikter kan inkludere:

• Forretningsmessige relasjoner med tidligere arbeidsgivere eller kollegaer.
• Betalte sidegjerninger som kan påvirke arbeidet i kommunen.
• Engasjement i interesseorganisasjoner eller politisk aktivitet knyttet til saker som vedkommende jobber med i kommunen.
• Personlige økonomiske interesser som kan skape konkurransesituasjoner eller lojalitetskonflikter i forhold til kommunens virksomhet.
• Familiære og andre nære sosiale bånd.

Enhver situasjon som er nevnt ovenfor skal umiddelbart tas opp med overordnede.

6. Varsling

Ansatte forholder seg til rutinen for varsling av kritikkverdige forhold i Hasvik
Kommune. I tråd med arbeidsmiljøloven (§2 A-1) har alle ansatte i Hasvik kommune rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, samtidig som bestemmelsene gir arbeidstakeren vern om gjengjeldelse.
Det er arbeidsgivers ansvar å skape en god ytringskultur og legge forholdene til rette for intern varsling. Arbeidstaker skal ha en lav terskel for å kunne si fra om kritikkverdige forhold og oppfordres til å varsle i tråd med "Retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold",
vedtatt av kommunestyret 16.06.21 i sak PS 26/21.

7. Gaver og lignende

Folkevalgte og ansatte skal avstå fra å motta penger, gaver, personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester, provisjon, tjenester eller andre fordeler som har potensial til å påvirke deres handlinger, saksforberedelser, vedtak eller andre tjenstlige oppgaver, eller som giveren har til hensikt å påvirke.

Unntak gjøres imidlertid for gaver av ubetydelig verdi, for eksempel reklamemateriell, blomster og lignende.

I tilfeller der tilbud om gaver eller lignende overstiger kommunens retningslinjer, skal den nærmeste overordnede kontaktes. Politikere skal ta kontakt med ordføreren. Administrasjonen har ansvaret for å sikre at slike gaver returneres til avsender, ledsaget av et brev som tydeliggjør kommunens retningslinjer angående dette.

8. Oppmerksomhet i forbindelse med representasjon

Gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det.

9. Reiseutgifter

Reiseutgifter i alle tjenstlige sammenhenger skal dekkes av kommunen.

Reiser med bakgrunn i invitasjon (gratisreiser) skal ikke foretas uten samtykke fra overordnet.
For folkevalgte kreves samtykke fra ordfører. Slike reiser skal ha en klar faglig forankring, og ikke ha karakter av ren” kundeoppfølging”.

10. Privat bruk av kommunalt utstyr

Kommunens biler, tilhengere, maskinpark og annet utstyr skal i hovedsak kun benyttes for kommunens formål. Det er enhetslederen som bestemmer om utstyret kan lånes ut til kommunalt ansatte for privat bruk. Denne bruken skal imidlertid ikke være til ulempe for arbeidsgiver. Alt utlån
skal dokumenteres, og den som låner utstyret er ansvarlig for eventuelle utgifter og skader som oppstår som følge av lånet.

Privat bruk refererer til bruk som er i arbeidstakerens personlige interesse, det vil si kun for eget bruk og ikke for videre utlån til andre.

Enhetslederen kan også, etter nøye vurdering, låne ut utstyr til ideelle organisasjoner under samme betingelser som for ansatte.

11. Kurs / foredrag eller annet lønnet oppdrag i ordinær arbeidstid

Kommunalt ansatte som engasjeres og mottar godtgjørelse fra eksterne kilder for deltakelse i kurs, foredrag eller andre oppdrag innenfor ordinær arbeidstid, skal enten få lønnen redusert tilsvarende den tiden oppdraget varer, eller betale inn godtgjørelsen til kommunen. Dobbelt lønn skal unngås.

Ansatte som er i permisjon og mottar lønn fra kommunen, samtidig som de får lønn fra en annen arbeidsgiver i samme periode, må melde fra til nærmeste leder om denne situasjonen.

12. Register

Hasvik kommune har anledning til å benytte Styrevervregisteret i KS. Dette er en frivillig ordning som forutsetter samtykke fra den enkelte. Det anbefales sterkt at alle politikere, ledere og saksbehandlere med delegert myndighet og ansvar registrerer seg, selv om de ikke innehar verv. Administrasjonen i Hasvik kommune har ansvaret for å registrere og holde registeret oppdatert.

13. Oppfølging

Ved mistanke om uregelmessigheter eller misligheter har den enkelte et personlig ansvar for straks å melde fra. Folkevalgte gjør dette til ordfører, som igjen underretter administrativ ledelse. Ansatte rapporterer til overordnet. Videre oppfølging legges til politisk og administrativ ledelse.